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電子取引のデータ保存方法!無料でできる請求書などのフォルダ保存法を紹介

電子取引のデータ保存方法!無料でできる請求書などのフォルダ保存法を紹介 ライター税金編

副業の確定申告バナー(横長)

 

ひち
ひち

こんにちはー。副業Webライターのひちです。

 

ぱる
ぱる

こんにちはー、ひちさん。

令和4年1月から楽天やAmazonなどで購入した経費の請求書や領収書などをデータで保存しなきゃいけないようですが、実際どのようにすればいいですか?

 

ひち
ひち

ぱるちゃん、それは「電子帳簿保存法の改正」のことですね。

今回の改正によると、電子取引の取引情報を受領した場合は、電子取引データを紙に出力して保存することは認められなくなったんです。

電子取引をデータ保存する方法は専用ソフトを使う方法と専用ソフトを使わない方法の2パターンあります。

専用ソフトを使う方法は専用ソフトを買うため、お金がかかるんですよ。

 

ぱる
ぱる

えー!

お金はないので、無料でできるやり方を教えて欲しいです。

 

ひち
ひち

ふふふ、そーですね。

副業ライターならお金をかけて専用ソフトまで購入しなくてもいいと思います。

では、今回は多少手間はかかるけど、無料でできるデータ保存方法をお伝えしますね。

 

ぱる
ぱる

無料でできるなら頑張ってみます!

 

電子取引の紙保存が廃止されます!

電子取引の紙保存が廃止されました!

令和4年1月1日から、電子帳簿保存法の改正により、電子取引の取引情報を受領した場合は、電子取引データを紙に出力して保存することは認められなくなりました。

電子帳簿保存法とは、原則、紙保存となっている帳簿や書類等を電磁式記録(電子データ)で保存できる法律です。

帳簿や書類等は、国税庁のホームページに次のように書いてあります。

帳簿・・・総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

書類・・・棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など

【出典】国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間

現状、これだけの種類の帳簿や書類等を、紙の状態でその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存(最長10年間)することが必要です。

今回の改正で帳簿や書類等のうち、電子取引になるものだけデータ保存が必須になるため、紙保存とデータ保存が混在する状態になります。

これは「電子取引」のあるすべての事業者が対象となっています。

今しなければならないことは、令和3年12月末までに電子取引があるのかないのかを確認し、電子取引によるデータを保存する方法を決めなくてはなりません。

電子帳簿保存法では帳簿や書類等をすべてデータ保存することができますが、一部任意であったり、消費税法のからみもあるため、電子帳簿保存法の改正の全体像をざっくり知りたい方はこちらの記事もあわせてどうぞ!

>>電子取引の紙保存が廃止?!罰則って副業Webライターにも関係あるの?

 

電子取引データとは、どんな取引データ?

電子取引データとは、どんな取引データ?

電子取引のデータ保存をするには、まず、自分の事業に電子取引があるのかないのかを確認する必要があります。

電子取引がないのにデータ保存する必要はないですから、一番はじめに自分が対象者になるのかを知っておきましょう。

とはいえ、この時代、電子取引がないとは言い切れません。

副業Webライターの電子取引だと次のようなケースが多いのではないでしょうか?

  • 電子メール(メール本文や添付ファイル)で請求書や領収書を受領している
  • Amazon 、楽天、モノタロウ等のインターネットサイトで物品購入している
  • 公共料金の請求は紙が無く、インターネットで確認している
  • クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している
  • PayPay 等電子決済サービスを利用している
  • 交通系ICカード(Suica、PASPOなど)の支払データをインターネットで入手している

他にも、副業ライターとしてステップアップするために購入したnoteやkindleなども該当しますから、電子取引の抜け漏れがないかをしっかり確認しておきましょう。
(※副業Webライターのケースで該当になりそうなケースをピックアップしています。他にも考えられますので、国税庁HPで確認しましょう!)

 

ぱる
ぱる

あー!

そういえば、電気料金は明細を紙でもらわずメールで確認してるし、昨日勉強のためにとライティング教材をネットで買ってる!

 

ひち
ひち

では、ぱるさんは対象者ですね。

副業ライターとして利用しているパソコン部屋の分の電気料金は経費でみれますし、ライティング教材も副業Webライターとして売上を伸ばすために必要なものですから。

 

ぱる
ぱる

これも電子取引データになるんですね。

でも、このデータってメールやネットですぐみれるのに、わざわざデータ保存する必要ってありますか?

 

ひち
ひち

そう思いたいですが、請求書や領収書などはメールやネット上のままでは、保存要件を満たさないのです。

 

ぱる
ぱる

え?!

パソコンの中にあるのにダメなんですか?

 

ひち
ひち

はい。メールやネット上のままでは保存要件を満たさず、経費として認められなくなる可能性がありますよ。

それでは、国がすすめている電子取引の保存方法のうち、無料でできる専用ソフトを使わない方法を紹介しますね。

 

ぱる
ぱる

はーい!

お願いしまーす!!

 

無料でできる!専用ソフトを使わない方法とは?

無料でできる!専用ソフトを使わない方法とは?

国がすすめる電子取引の保存方法は、2パターンあります。

【電子取引データの2つの保存方法】

  1. 専用ソフトを利用する
  2. 一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する

1つ目の「専用ソフトを利用する」は専用ソフトを購入するため、お金がかかります。
専用ソフトを取り扱う各社で金額は違いますが、例えば、ある専用ソフトでは100枚まで1,000円、追加10枚ごとに200円など枚数により金額が違うようです。
また、会計ソフトと連携して使用することが多いため、同時に会計ソフト購入が必要になるケースやすでに会計ソフトを導入されている方はその会社が専用ソフトを販売しているケースもあるので、一度販売元に問い合わせしてみるのもよいでしょう。
いずれにしろ、専用ソフトを使うことで、そのソフトに電子取引データをドラッグ&ドロップするだけでデータ保存完了するので、お金はかかるけどめちゃ簡単な方法になります。

2つ目の「一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する方法」とは専用ソフトを使わない方法です。
簡単に言うと、訂正削除の防止に関する「事務処理規定」を設け、「日付」「金額」「取引先名」の検索機能を確保するルールのもと、任意のフォルダに保存する方法になります。
手間はかかりますが無料なので、副業Webライターならこの保存方法でもよいのかなと感じます。
専用ソフトを使わない方法の手順は次の図をご覧ください。

電子帳簿保存法改正②

 

ちょっと面倒な作業が必要となりそうですね。

取引数が少ないのであれば大きな負担にはならないでしょうが、この手順が負担だと思われる方は専用ソフトを使ってくださいね。

また、専用ソフトを使わない方法を選択された場合には、保存期間中にデータ消失しないようバックアップを取っておく必要がありますので忘れないようにしましょう。

それでは、STEP1~STEP6について説明していきます。

 

【STEP1】事務処理規程の作成

事前準備として「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成します。

今回の電子取引データの保存については、請求書や領収書等の改ざん防止のために「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定め、その規程に沿った運用が求められています。

何やら難しい書類を作らなくてはならないのか?と構えなくても大丈夫です。

国税庁HPに参考資料に「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者の例)」がWordで掲載されていますので、必要に応じてダウンロードして作成しましょう。

 

【STEP1】電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

【出典】国税庁「電子帳簿保存法 関係参考資料(各種規程等のサンプル)

個人事業主の事務処理規程は、A4の紙1枚で日にち変えるだけですからとても簡単です。

事務処理規程はどういうときに使うかというと、例えば、諸事情により取引先から請求書を差し替えて欲しいといわれ、以前受け取った請求書を削除する場合は、電子取引データの訂正及び削除として事務処理規程に沿った対応をするということです。

 

【STEP2】請求書等(PDF)の受領

メール等で請求書等(PDF)を受領します。

受領の仕方は、メールの文面であったり、PDFで添付されていたりと様々になります。
また、メールだけでなく、ネット通販のサイトから領収書をインストールする場合もあります。
今回はPDFを例にあげていますが、メールの文面に請求額などが書いてある場合は、そのメール内容をスクリーンショットなどで画像保存することも可能です。

【STEP2】受領

 

【STEP3】会計ソフトへ仕訳入力

会計ソフトに仕訳を手入力します。

電子取引をデータ保存するためには「入力期間は通常の期間(最長2か月以内)を経過した後速やかに(概ね7営業日以内)」という要件があります。

請求書等を保存して後でまとめてとすると、うっかり忘れてしまうかもしれません。
サクッと入力してしまいましょう!

ただし、事業所得(白色申告)や雑所得で確定申告しており会計ソフトを使わず集計している方は、【STEP3】は省いて大丈夫です。

【STEP3】仕訳入力

 

【STEP4】請求書等(PDF)のファイル名変更

請求書等(PDF)ごとに規則性をもってファイル名作成します。

【例】
2022年(令和4年)10月31日に㈱国税商事から受領した110,000 円の請求書

⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

 

【STEP4】ファイル名変更①

ファイル名を変更するのがめんどくさいと思われる方は、取引先からの請求書等(PDF)に番号をつけて、「索引簿」を作っておくことも可能です。

「索引簿」は、国税庁HPに参考資料にWordで掲載されていますのでご活用ください。

【STEP4】ファイル名変更②

【出典】国税庁「電子帳簿保存法 関係参考資料(各種規程等のサンプル)

 

ぱる
ぱる

え?ちょっと待って!

索引簿のほうが面倒くさいように思えるんですけど・・・

 

ひち
ひち

はい。私もそう思います。

どちらがいいかは、自分が管理しやすい方法を選択すると良いでしょう。

 

 

【STEP5】フォルダに保管

任意のフォルダ名(例:月別、取引先別)をつけ、保管します。

【STEP5】保管

 

【STEP6】データ検証

会計ソフトと保管したデータが合っているかを確認します。

【STEP3】と同じく、事業所得(白色申告)や雑所得で確定申告しており会計ソフトを使わず集計している方は、【STEP6】は省いて大丈夫です。

【STEP6】検証

 

 

 

まとめ

まとめ

 

ひち
ひち

ぱるちゃん、電子取引のデータ保存方法はわかりましたか?

 

ぱる
ぱる

ひちさん、みてみてー!

やってみましたよー!!

数が多くないし慣れたら簡単かもー♪

 

電子取引データ保存の練習

 

ひち
ひち

ぱるちゃん、行動がはやい!

今のうちに練習しておくのは良きですよ~

 

ぱる
ぱる

あのね、ひちさん、ふと思ったんですけど、メールでPDF添付されている請求書を印刷して紙保存しても、正直、電子取引だったかどうかなんて見分けつかないような気がするんですけど・・・

 

ひち
ひち

もしかしたら見分けがつきにくい書類もあるかもしれませんね~

でも、国はデジタル化を推進しており、今回の改正に反映させています。

守らない場合の罰則規定もありますから、ちゃんと取り組んでいきましょう!

 

※この記事の内容は令和3年10月時点の情報です。
電子帳簿保存法に関することは、国税庁HP電子帳簿保存法一問一答 令和3年7月(PDF)にも詳しく掲載されていますのでご一読してください。

 

【お知らせ】
2021年12月10日に公表された『令和4年度税制改正大綱』において、2022年1月1日より義務化される電子取引に関わる電子データの保存義務について2年の猶予期間が設けられることとなりました。
ただし、
①所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めている
②書面提出を求められたときに応じられる状態になっている
が条件になっています。
やむを得ない事情の認定については、所轄税務署長への申請手続きなどは不要ですが、やむを得ない事情の具体的な内容が現段階では明らかにされていないため、今後の公表されるのを待ちましょう。
したがって2022年1月1日から2023年12月31日までの期間は、今までどおりの紙保存で良いという意味ではありません。
当初の予定通り電子化に向けての行動を起こしておくことが無難でしょう。

【出典】令和4年度税制改正大綱(2021年12月10日)PDF 90~91ページ

 

国税庁の各ページのURLは予告なく変更、または削除する場合があるため、今回リンクさせていただいたURLも突如見れなくなる可能性があります。その時は、国税庁ホームページトップページ(https://www.nta.go.jp)から検索していただくようお願いいたします。

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この記事を書いている人


2018年から副業Webライターをしている「ひち」です。
企業ブログのWebライターを中心に、勤務先のブログと個人ブログの運営をしております。
当サイトでは、副業Webライターをしている方が知りたい情報をWebライター1年目の若葉マークペンギン「ぱる」と一緒にお届けしていきます♪

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